Nogle virksomheder flytter sig hurtigere end andre. Enten fordi de er født digitale, eller fordi ledelsen har ambitioner for og gentænker hvorledes nye digitale teknologier kan understøtte kerneforretningen og kundeinteraktioner. For at overleve eller erobre markedsandele er det derfor nødvendigt for mange danske virksomheder at gentænke deres plads i den samlede værdikæde, fortæller adm. direktør Mads Rebsdorf fra Visma e-conomic A/S, der leverer ERP-systemer til små og mellem­store virksomheder.

Ifølge Mads Rebsdorf er det de virksomheder, der tilpasser deres forretningsmodeller teknologisk innovation, som får succes i fremtiden.

For handelsvirksomheder kan det være en salgsløsning, som trækker værdifulde data om butikkens salgs- og indkøbsmønstre. Mens det for restaurant- og hotelbranchen kan være booking- og økonomisystemer, der ligger i skyen og synkroniserer automatisk, så tidsforbruget reduceres og fejl undgås. Det er derfor alle virksomheders ansvar – uanset størrelse eller nuværende struktur – at reagere på og drage nytte af den digitale transformation, som foregår netop nu, understreger Mads Rebsdorf.

ERP-systemet har en central rolle

Hvis man vil være godt rustet til at reagere på fremtidens digitale fremstød, skal man kigge på virksomhedens ERP-system. Ifølge Torben Storgaard fra konsulenthuset Devoteam/Herbert Nathan er det bl.a. afgørende, at ERP-systemet understøtter virksomhedens forretningsudvikling og løbende position i markedet.

På grund af den høje hastighed, som mange forandringer i disse år rammer stort set alle erhverv og brancher med, er det nødvendigt for virksomheder at øge deres effektivitet. For at klare omstillingen og forblive konkurrencedygtige skal selv de mindste virksomheder investere både i produktion og it-løsninger, siger Torben Storgaard.

Han nævner, at virksomheder i alle størrelser er nødt til at investere i infrastruktur og ERP-systemer, der dækker betydeligt flere processer og har en større funktionalitet end for blot få år siden.

Det er derfor vigtigt, at man afdækker markedet for ERP-systemer nøje, således at man får et system, der passer til virksomhedens vækst og udvikling.

Cloud ERP og nye muligheder

Som en central platform udgør ERP-­systemet selve hjertet i moderne virksomheder, hvor alle forretningsprocesser behandles og knyttes sammen. For at geare virksomheden til vækst, være omstillingsparat og konkurrencedygtig kan virksomheder opnå store fordele ved at indtænke cloud som en del af forretningssoftwaren.

En cloud-baseret ERP-løsning giver en langt højere fleksibilitet og sikrer skalerbarhed i forhold til virksomhedens behov. Et ERP-system består i fremtiden af en række åbne systemer, som alle taler sammen og støtter op om alle processer i virksomheden. Vi har mange kunder, der har alt deres data liggende i skyen, hvor alt papir er afskaffet og hvor hele regnskabsfundamentet og alt øvrigt IT bygger på forskellige online platforme, som synkroniserer automatisk siger Mads Rebsdorf.

Det handler om at sammensætte præcis den softwareløsning, som passer virksomheden. En virksomhed i skyen, skal ikke længere koncentrere sig om softwareopdateringer, skalering i forhold til serverkapacitet eller IT-sikkerhed, da det outsources og er en del af den abonnementsordning cloud-software tilbyder, slutter Mads Rebsdorff.

Danske virksomheder har en udfordring: vi er midt i den tredje digitaliseringsbølge og kan allerede se den fjerde i horisonten: Den intelligente virksomhed. ”Den er defineret af en verden, hvor det gentagende arbejde i vores hverdag er reduceret til et minimum, og dermed skabes en arbejdsplads, hvor vi primært arbejder med højværdiskabende opga-ver, uanset hvor i værdikæden du befin-der dig. Vi vil få testet vores evne til at arbejde sammen med maskinen, og hvis vi kan udnytte den synergi der ligger der, så går vores virksomheder en meget positiv fremtid i møde,” fastslår Jesper Schleimann, Nordic Chief Technology Officer hos SAP.

For at få succes med den intelligente virksomhed er der tre ting der skal være på plads. Dels skal der skabes en fælles sandhed – en stærk digital platform – så data altid kan findes og tilgås.

Dernæst skal vi sikre at alle kernefor-retningsprocesser understøttes digitalt fra start til slut og at vi opsamler resultaterne således at vi kan skabe et uendeligt loop af optimering og forbedring. Uanset om det handler om at flytte varer, holde styr på fi-nanser, medarbejderes karriereudvikling eller handelsnetværk som vi indgår i. Endelig skal vi sikre at forretningspro-cesserne bliver intelligente ved at bruge teknologier som machine learning og ad-vanceret dataanalyse. ”På den måde opnår vi en situation, hvor vi kan få fuldt automatiserede og intelligente processer, medarbejdere som bruger deres kompetencesæt optimalt, og levering af bedre ydelser til færre pen-ge. Det er vores ambition hos SAP,” siger Jesper Schleimann.

Naturlig kommunikation

Et eksempel på intelligente teknologier, er at det skal være muligt at tale naturligt med den kunstige intelligens, AI, der frem-over vil være vores interface til de under-liggende systemer.

Læs mere om den intelligente virksomhed: www.sap.com/denmark/products/intelligent-enterprise

”Det handler om at møde brugeren der hvor brugeren er, og ikke tvinge ham/hende til at bruge en app, links til syste-mer og så videre. Vi er nødt til at tænke at alt skal være naturligt,” siger Jesper Schleimann.

Vi ser allerede hvordan nogle af ver-dens største virksomheder, blandt an-det Amazon, Google og AliBaba også er blandt de meste intelligente. De har ikke alene taget kompleksiteten ud af processer og produkter, så de nærmest kommer til os som et flow, de er også drevet af data fra start til slut og de tilføjer intelligens til alle deres projekter.

”Resultatet er at noget der en gang var besværligt nu er nemt og lige til,” forklarer Jesper Schleimann.

Han ser fire skridt på vejen mod den intelligente virksomhed. Første skridt kunne være at du har et fysisk produkt du leverer mere effektivt ved at digitali-sere måden det skabes på. Næste skridt er at virksomheden leverer selve pro-duktet som en digital service til deres kunder, og tredje skridt er at kunderne abonnerer på det resultat de reelt vil have ud af produktet, og ikke det fysiske produkt som virksomheden ville sælge til dem i dag.

”Fjerde skridt er det mest spændende, her er algoritmerne blevet så gode at de selv skaber, handler, leverer og optimerer sig selv – der er virksomheden i sandhed blevet en intelligent organisation,” frem-hæver Jesper Schleimann.

Problemet er dog ofte at vi har en ten-dens til at overvurdere hvor hurtigt effek-ten af nye teknologier slår igennem, og samtidigt undervurdere den reelle effekt når de slår igennem. Den faldgruppe skal vi undgå, så vi ikke slår de gode initiativer ihjel inden de når at blive modne og sikre den bedst mulige implementering af den intelligente virksomhed.

Jobmarkedet som vi kender det i dag er i fuld gang med at blive ændret markant. Jobtyper forsvinder, nye kommer til, medarbejdere ønsker at arbejde anderledes og organisationer og markeder er i konstant forandring.

Derfor er det vigtigere end nogensinde før at HR-afdelingen har fingeren på pulsen og hurtigt kan reagere på ændringer i jobsituationer og markedstendenser, og sikre den forandringsvillighed som er nødvendig for virksomhedens succes.

Hvis du som HR- afdeling ikke kan se, hvad der sker for arbejdsstyrken i virksomheden, så mister du potentiale, og det kan være kritisk

Jens Bager, Nordic Director, Head of SAP SuccessFactors

”Hvis du som HR-afdeling ikke kan se, hvad der sker for arbejdsstyrken i virksomheden, så mister du potentiale, og det kan være kritisk,” siger Jens Bager, Nordic Director, Head of SAP SuccessFactors.

Og der sker meget, rigtig meget endda. I dag står danske virksomheder overfor nogle store kræfter der alle påvirker fremtidens arbejdsplads. Jens Bager fremhæver især disse 6 områder som vigtige tendenser:

• Big data
• Teknologisk udvikling
• Socialt forbundet verden
• Demografisk skifte
• Kompleksitet
• Hastigt skiftende markeder

Big data: virksomheder har i dag imponerende mange data til rådighed om, hvad folk laver, om kunder og processer, og det påvirker fremtidens jobs.

Teknologiens udvikling resulterer i, at vi kommer til at se en kombination af kunstig intelligens, machine learning og robotter, der kan betyde at op mod 40% af alle eksisterende jobtyper i dag forsvinder, og bliver erstattet af jobroller vi slet ikke kender i dag.

Socialt forbundet verden er allerede i dag en realitet, hvor mange har tre til fem enheder der alle er forbundet, og det betyder igen at data flyder rundt på de sociale medier. Det får betydning for fremtidens arbejde. Data påvirker måden vi arbejder på, og det kan f.eks. være nødvendigt at virksomheder bruger sociale medier som blandt andet SnapChat for at tiltrække nye generationer til virksomheden.

Demografisk skifte: Vi har nu fem generationer på arbejdspladsen på samme tid, og det kan ikke undgå at påvirke arbejdssituationen. Så hvordan får man disse mennesker til at arbejde sammen på en optimal måde?

”Vi har i dag en stor gruppe af millenials, og inden for få år bliver de den største gruppe af erhvervsaktive. De har alle mobil, har altid haft internet, Facebook og så videre. En dag ender de som ledere i virksomheden, og de forventer en dialogbaseret ledelse og digitalt understøttede og brugervenlige HRsystemer fra ”hire to retire”, noget som mange virksomheder ikke kan leve op til i dag,” pointerer Jens Bager.

Kompleksiteten i virksomheders nye måder at organisere sig på betyder at vi i stigende grad vil have mange flere nøglemedarbejdere tilknyttet som konsulenter eller lignende fremfor fastansatte. Derfor skal der være styr på, hvem man har i sin arbejdsstyrke, og hvor de befinder sig både kompetencemæssigt, karrieremæssigt og projektmæssigt.

Hastigt skiftende markeder hvor alt er åbent for ’disruption’. Vi ser AirBnB, Uber og flere lignende tjenester dukke op. Alt er omskrifteligt, og det gør det svært at forudse hvad der kommer til at ske.

”Så for at HR kan skabe værdi for virksomheden skal afdelingen kunne drive målbar forandring og kunne analysere data og forudsige mulige konsekvenser i relation til forretningsstrategien. Det kræver at HRløsningen er fuldt integreret med virksomhedens andre forretningsprocesser,” slutter Jens Bager

Konsolidering er ikke nyt. Finansiel rapportering har længe beroet på finansielle controllere, der har lavet beregninger i Excel, hvilket bliver en møllesten om halsen på virksomheden med vokseværk. For Excel beror på manuelle indtastninger og beregninger, der kræver ressourcer, og derfor er det kun muligt at levere retvisende rapporter én gang om året til årsregnskaber, mens alle andre rapporter leveres efter en mere lempelig standard. Og jo større virksomheden bliver, jo flere tidskrævende beregninger skal der foretages.

Endvidere er der forudsætningen for at lave ordentlige finansielle rapporter, der beror på korrekte data, finansielle controllere kan arbejde ud fra. Det får man ikke gennem Excel, hvor muligheden for at lave fejl er for stor. Det kræver et ordentligt konsolideringssystem, som kan levere korrekte tal baseret på en konsistent, maskinel regnemetode.

Konsolideringssystemet leverer tal, der er regnskabstekniske korrekte hver gang. Ønsker man månedlige rapporter, stiller det store krav til økonomiafdelingens controllere, der kommer på overarbejde, når de eksempelvis skal lave en pengestrømsopgørelse, men konsolideringssystemet kan nemt og hurtigt levere hver eneste måned. Det har store virksomheder haft mulighed for længe, men det kommer med en høj pris, hvorfor det kun er en mulighed for de store organisationer – men sådan er det ikke længere.

Funktionalitet som de store, priser for de små

Tidligere var konsolideringssystemer forbeholdt store virksomheder, der havde midlerne til at investere i digitale løsninger, mens de mindre virksomheder var nødsaget til at bruge Excel og manuelle arbejdsgange. Det billede ændrer det cloudbaserede konsolideringssystem på, da cloudteknologien gør det muligt at få fjernadgang til udbyderens system.

Figur: Konsolidator® – Digitalization. Reduce complexity

Før i tiden var organisationerne nødsaget til at få udbydernes system installeret hos dem selv og tilpasset, hvilket kostede store summer af penge, ligesom man havde behov for løbende konsulentbistand til drift og vedligeholdelse. Cloudsystemet er nemt at komme i gang med, fordi det er prædesignet, så det er relativt hurtigt at komme i gang med og blive konsulentuafhængig bagefter.

e mindre virksomheder slipper for, at systemet skal designes og tilpasses ens egen virksomhed, hvilket er en omkostningstung affære. Når man vælger det cloudbaserede konsolideringssystem, får man nogle prædefinerede funktioner, der ligger i skyen og er nemme at gå i gang med.

Endvidere slipper man for omkostninger til vedligeholdelse af eget system og servere, eftersom det er udbyderens opgave. Og abonnementsprisen for det cloudbaserede konsolideringssystem er overkommelig.

Spar ikke på ressourcerne, brug dem mere intelligent!

Med frigørelsen af controllernes tid skal man så frygte fyringer? Nej, man kan derimod se frem til andre og mere spændende opgaver. Virksomheden skal vende controllernes arbejdspyramide på hovedet og se anderledes på deres tid, der nu kan bruges til at analysere tallene i de finansielle rapporter og komme med anbefalinger til ledelsen, hvis strategiske beslutningsgrundlag styrkes.

Redskaberne skal desuden hjælpe din organisation med at leve op til datalovgivningen. Problemet for mange virksomheders HR-afdelinger er, at medarbejdernes data er spredt ud på lokale computere, mailprogrammer og netværksdrev. Hvis der nogensinde har været et godt tidspunkt for at få centraliseret dataopbevaringen, er det nu.

Lev op til persondataforordningen

EUs persondataforordning (GDPR) stiller en række krav til datahåndtering – herunder medarbejdernes data. Du skal være opmærksom på, at du kun må indsamle de data på medarbejderne, der er nødvendige. Desuden skal det være klart, hvad de bruges til, hvor og hvordan de opbevares. Hele opbevaringsspørgsmålet er essentielt, hvis du skal leve op til GDPR! For en medarbejder har nu krav på til hver en tid at få oplyst, hvilke data arbejdspladsen opbevarer om vedkommende. Har HR-afdelingen ikke styr på, hvor den pågældende medarbejders data ligger, skal man i gang med et tidskrævende detektivarbejde – især hvis data opbevares flere forskellige steder.

Ligger personens cpr-nummer, adresse og andre stamoplysninger ét sted, mens ansættelseskontrakter er opbevaret andre steder, som du måske ikke kender eller har overblik over, står virksomheden med et problem. Så kan du nemlig ikke udlevere en komplet oversigt over en given medarbejders data, og du efterkommer ikke den ansattes lovsikrede krav. Derfor anbefaler Lessor, en af Danmarks største leverandører af blandt andet løn- og HR-systemer, at du får styr på dataopbevaring ved at få den centraliseret.

u sparer ganske enkelt mandetimer, når alle data ligger et enkelt sted, der kan tilgås af hele organisationen. Det centrale system gør det nemt at udtrække en oversigt over medarbejderens data, og den vil være retvisende, fordi alle data er samlet i en og samme database.
Få styr på dine medarbejderdata.

Arbejd smartere til gavn for virksomheden

Data skal registreres der, hvor de fødes. Står en kollega og skal flytte til en ny adresse, er det ham eller hende, som kender adressen før alle andre. Medarbejderen bør selv have nem adgang til systemet enten gennem en app eller portal, hvor den nye adresse indtastes. Det sparer tid, eftersom medarbejderen ikke skal til at skrive en e-mail til afdelingslederen, som videresender den til HR-afdelingen, hvor informationen opdateres.

Samme fordel oplever du, når afdelingslederen skal afholde medarbejdersamtaler eller lønforhandlinger, hvor lederen undgår at skulle kontakte HR for at få sygefraværsstatistikker og lønreguleringer for de seneste tre år. Her kan lederen selv gå ind i systemet og finde de oplysninger, der er relevante, og de bliver leveret med det samme i stedet for, at de kommer i en mail, der måske har været undervejs i et par dage på grund af travlhed i HR-afdelingen.

Gennem effektivisering af HR-afdelingen vil der blive frigjort menneskelige ressourcer fra de administrative opgaver, som kan bruges på udviklingsopgaver, der udfordrer fagligheden i større grad. HR-medarbejderne kan i stedet bruge tiden på at assistere lederne med deres rekrutteringer eller finde løsninger til at få nedbragt sygefraværet.

Gå ikke glip af refusionen

Et godt HR-system adviserer også HR-afdelingen om, hvornår der kan søges om refusion for sygedagpenge eller barselsdagpenge, giver lederen besked om jubilæer, fornyelser af certifikater, mm. Altsammen uden at HR-funktionen behøver at løfte en finger.

Og når udfyldelsen og afsendelsen af refusionsskemaet automatiseres, er der store besparelser at hente – både i de optimerede arbejdsprocesser i HR og i de store summer, virksomheden risikerer at miste, hvis ikke refusionen sker rettidigt og korrekt.

Det centrale system sikrer dermed ikke kun, at virksomheden lever op til kravene om håndtering af medarbejdernes data, men det effektiviserer også arbejdsgangene, så virksomheden styrkes.