Sponseret indhold af: Lessor

26. september, 2018

GDPR: Derfor bør du samle dine medarbejderdata ét sted

Danske virksomheder er hoppet på digitaliseringsbølgen, fordi den sikrer ­effektivitet og produkti­vitet, men de digitale redskaber skal bruges rigtigt – det er en forudsætning for at høste gevinsten.

Redskaberne skal desuden hjælpe din organisation med at leve op til datalovgivningen. Problemet for mange virksomheders HR-afdelinger er, at medarbejdernes data er spredt ud på lokale computere, mailprogrammer og netværksdrev. Hvis der nogensinde har været et godt tidspunkt for at få centraliseret dataopbevaringen, er det nu.

Lev op til persondataforordningen

EUs persondataforordning (GDPR) stiller en række krav til datahåndtering – herunder medarbejdernes data. Du skal være opmærksom på, at du kun må indsamle de data på medarbejderne, der er nødvendige. Desuden skal det være klart, hvad de bruges til, hvor og hvordan de opbevares. Hele opbevaringsspørgsmålet er essentielt, hvis du skal leve op til GDPR! For en medarbejder har nu krav på til hver en tid at få oplyst, hvilke data arbejdspladsen opbevarer om vedkommende. Har HR-afdelingen ikke styr på, hvor den pågældende medarbejders data ligger, skal man i gang med et tidskrævende detektivarbejde – især hvis data opbevares flere forskellige steder.

Ligger personens cpr-nummer, adresse og andre stamoplysninger ét sted, mens ansættelseskontrakter er opbevaret andre steder, som du måske ikke kender eller har overblik over, står virksomheden med et problem. Så kan du nemlig ikke udlevere en komplet oversigt over en given medarbejders data, og du efterkommer ikke den ansattes lovsikrede krav. Derfor anbefaler Lessor, en af Danmarks største leverandører af blandt andet løn- og HR-systemer, at du får styr på dataopbevaring ved at få den centraliseret.

u sparer ganske enkelt mandetimer, når alle data ligger et enkelt sted, der kan tilgås af hele organisationen. Det centrale system gør det nemt at udtrække en oversigt over medarbejderens data, og den vil være retvisende, fordi alle data er samlet i en og samme database.
Få styr på dine medarbejderdata.

Arbejd smartere til gavn for virksomheden

Data skal registreres der, hvor de fødes. Står en kollega og skal flytte til en ny adresse, er det ham eller hende, som kender adressen før alle andre. Medarbejderen bør selv have nem adgang til systemet enten gennem en app eller portal, hvor den nye adresse indtastes. Det sparer tid, eftersom medarbejderen ikke skal til at skrive en e-mail til afdelingslederen, som videresender den til HR-afdelingen, hvor informationen opdateres.

Samme fordel oplever du, når afdelingslederen skal afholde medarbejdersamtaler eller lønforhandlinger, hvor lederen undgår at skulle kontakte HR for at få sygefraværsstatistikker og lønreguleringer for de seneste tre år. Her kan lederen selv gå ind i systemet og finde de oplysninger, der er relevante, og de bliver leveret med det samme i stedet for, at de kommer i en mail, der måske har været undervejs i et par dage på grund af travlhed i HR-afdelingen.

Gennem effektivisering af HR-afdelingen vil der blive frigjort menneskelige ressourcer fra de administrative opgaver, som kan bruges på udviklingsopgaver, der udfordrer fagligheden i større grad. HR-medarbejderne kan i stedet bruge tiden på at assistere lederne med deres rekrutteringer eller finde løsninger til at få nedbragt sygefraværet.

Gå ikke glip af refusionen

Et godt HR-system adviserer også HR-afdelingen om, hvornår der kan søges om refusion for sygedagpenge eller barselsdagpenge, giver lederen besked om jubilæer, fornyelser af certifikater, mm. Altsammen uden at HR-funktionen behøver at løfte en finger.

Og når udfyldelsen og afsendelsen af refusionsskemaet automatiseres, er der store besparelser at hente – både i de optimerede arbejdsprocesser i HR og i de store summer, virksomheden risikerer at miste, hvis ikke refusionen sker rettidigt og korrekt.

Det centrale system sikrer dermed ikke kun, at virksomheden lever op til kravene om håndtering af medarbejdernes data, men det effektiviserer også arbejdsgangene, så virksomheden styrkes.

Flere artikler

Er dit forretningssystem gearet til fremtiden?

Er dit forretningssystem gearet til fremtiden?

Digitalisering Sponseret indhold af: Visma Er dit forretningssystem gearet til fremtiden? Udviklingen indenfor kunstig intelligens, automatisering og cloud-baseret teknologi vil forandre verden. Den ny verden vil formes af de virksomheder, der først tilpasser sig og...

Den intelligente virksomhed kræver en stærk digital platform

Den intelligente virksomhed kræver en stærk digital platform

Digitalisering Sponseret indhold af: SAP Det handler om at møde brugeren der hvor brugeren er. I vores SAP Experience Center Copenhagen samarbejder vi netop medvirksomheder om at skabe nye digitale forretningsmodeller,”Jesper Schleimann, Nordic Chief...

8 trin til at vælge den rigtige Business Intelligence-løsning

8 trin til at vælge den rigtige Business Intelligence-løsning

Digitalisering Sponseret indhold af: amesto Solutions 8 trin til at vælge den rigtige Business Intelligence-løsning Mange virksomheder har fået øjnene op for værdien af en god BI-løsning, da det kan være en afgørende faktor, når det kommer til at afdække...

Tid til at vende konsoliderings­pyramiden på hovedet

Tid til at vende konsoliderings­pyramiden på hovedet

Digitalisering Sponseret indhold af: Konsolidator Tid til at vende konsoliderings­pyramiden på hovedet Tiden hvor konsolideringssystemer kun var ­forbeholdt store virksomheder er ovre. Nu kan ­mindre ­virksomheder kigge mod skyen. Fotos: Visma...

Vær med til sikre din ­virksomhed mod hackerangreb

Vær med til sikre din ­virksomhed mod hackerangreb

Digitalisering Sponseret indhold af: DTU Vær med til sikre din ­virksomhed mod hackerangreb Fire nye diplommoduler klæder dig på til at være bevidst om din rolle i forhold til it-sikkerhed, og sikrer dig de bedste kompetencer til at løfte opgaven, så du...

Udnyt GDPR til at optimere din forretning

Udnyt GDPR til at optimere din forretning

Digitalisering Sponseret indhold af: Bisnode Udnyt GDPR til at optimere din forretning Viden om kunderne er essentielt for alle virksomheder uanset branche. Derfor ­indsamler virksomhederne konstant og kontinuerligt data via tilgængelige og ­relevante...

Virksomheder skal udfordres til at skabe en sund datakultur

Virksomheder skal udfordres til at skabe en sund datakultur

Digitalisering Sponseret indhold af: Columbus Virksomheder skal udfordres til at skabe en sund datakultur Det er et spørgsmål om overlevelse når ens industri digitaliseres og man sakker hurtigt ­bagud, hvis man ikke ved, hvordan man skal håndtere og aktivt...

Kunstig intelligens: Buzzword eller ­forretningsmulighed?

Kunstig intelligens: Buzzword eller ­forretningsmulighed?

Digitalisering Sponseret indhold af: EG Kunstig intelligens: Buzzword eller ­forretningsmulighed? Sammen med big data og Internet of Things er kunstig intelligens blandt de mest omtalte teknologier i dansk ­erhvervsliv. Og det med rette – rigtigt anvendt...

Det er aldrig for sent at lære nyt

Det er aldrig for sent at lære nyt

Digitalisering Sponseret indhold af: Salesforce Det er aldrig for sent at lære nyt Forretningssystemer er ikke længere bare løsninger, det er rart at have. De er blevet væsentlige strategiske værktøjer i forhold til virksomhedens arbejde og mål. Men er...